Loofles: "Continue IT heeft aan een half woord genoeg”

“In 2011 ben ik gestart met Loofles BSO+, een buitenschoolse opvang voor kinderen die extra begeleiding nodig hebben. We onderscheiden ons door groepen van maximaal 4 kinderen en personeel met minimaal een hbo-opleiding. Die aanpak slaat aan, want we openen binnenkort onze 10e vestiging*.

Ons bedrijf groeide als kool, maar aan het IT-systeem hadden we al die jaren weinig aandacht besteed. We mailden bijvoorbeeld nog vanuit onze privé-emailadressen. Zelf heb ik weinig affiniteit met IT, net als de meeste medewerkers van Loofles. Eerlijk gezegd heb ik ook liever dat ze hun tijd met de kinderen doorbrengen dan met administratie. Maar als BSO+ met meerdere vestigingen moet je wel het een en ander organiseren. Via ons administratiekantoor kwamen we in contact met Continue IT. We zijn met hen om de tafel gaan zitten om onze wensen te inventariseren, en toen ging het snel.

Mappen en mailadressen

We hebben nu een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk IT-systeem waarin alle documenten keurig in mappen zitten, en alle medewerkers en vestigingen hebben een Loofles-mailadres. Continue IT heeft voor elke vestiging een laptop geleverd waarmee de medewerkers kunnen inloggen op onze werkomgeving in de cloud. Ze hebben alleen toegang tot het deel van hun eigen vestiging, want we gaan zorgvuldig om met informatie over de kinderen.

Tot mijn eigen verbazing kon ik binnen 10 minuten met het systeem werken. Een instructie van een paar A4-tjes met beeld en tekst was genoeg. Ook de 40 medewerkers maken er vanaf de eerste dag gebruik van.

Meerwaarde

Dit systeem heeft echt meerwaarde. Documenten zijn direct toegankelijk voor de medewerkers die geautoriseerd zijn, en ik merk dat ze daardoor upto- date worden gehouden. Daardoor is iedereen op de hoogte van de actuele stand van zaken. Zo hebben bijvoorbeeld de gedragswetenschapper, speltherapeut en andere betrokkenen inzicht in de begeleidingsplannen van de kinderen en de voortgang.

“Het systeem is zo eenvoudig, dat ik er binnen 10 minuten mee kon werken”

Een ander voordeel is dat het systeem bijhoudt welke medewerker op welk moment een document wijzigt, zodat we de historie kunnen terugzoeken als het nodig is. Ik ben ook heel blij dat het systeem is ingericht met de kleuren en het logo van Loofles, dat straalt professionaliteit uit. En iedereen kan op zijn eigen smartphone ook bij alle gegevens. Overal is over nagedacht!

Goed teken

Bij de evaluatie van het systeem met Jan van Hoorn en Erik van Beek van Continue IT had ik geen enkele opmerking, al ben ik best kritisch. Het systeem voldeed meteen aan onze wensen. Onze medewerkers hebben de helpdesk nauwelijks gebeld, dat is ook een goed teken. Ik zou Continue IT zeker aanbevelen. Ze hebben aan een half woord genoeg, zijn betrokken en de lijntjes zijn kort.”

* Inmiddels telt Loofles 12 locaties en biedt Loofles ook reguliere BSO, Peuteropvang en Kinderopvang, intensieve ambulante gezinsbegeleiding en therapie (update december 2020)

Gepubliceerd: oktober 2017